Статьи читать 7 минут

Как оформить командировку в 2026 году

15.07.2026

С сентября 2025 года в России действуют новые правила оформления деловых поездок. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки».   

Хотя изменения незначительные, разобраться в нюансах все-таки важно — это поможет избежать штрафов от налоговой и трудовой инспекции.    

В статье рассказываем, как грамотно оформить командировку, кого туда можно направить и какие документы пригодятся для учета. Изучайте наш гайд и проверяйте себя с помощью чек-листа в конце статьи.

Что считается командировкой

Согласно статье 166 ТК РФ, командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На что обратить внимание:

1. Служебный выезд не может длиться вечно: у него есть конкретные временные рамки.
2. Отправить в деловую поездку можно сотрудника, оформленного по трудовому договору (исполнителя по ГПХ командировать не получится).
3. Командировка должна решать рабочие задачи компании: это могут быть переговоры, отраслевая конференция, аттестация или монтаж оборудования на объекте.
4. Если большую часть обязанностей сотрудник выполняет не на рабочем, а в каком-либо другом месте (например, за границей), это не считается командировкой. В таких случаях Минфин рекомендует оформлять перевод

Чтобы у трудовой инспекции не возникло вопросов, в приказе нужно указать понятную служебную цель и конкретные сроки деловой поездки. Размытые формулировки могут стать поводом для претензий — старайтесь их избегать.

Кого можно направить в командировку

Перед тем как составлять приказ, убедитесь, что у сотрудника нет ограничений на поездку (статьи 167, 203, 259, 264, 268 ТК РФ). 

Трудовой кодекс выделяет две особые категории: тех, кто в первой, запрещено направлять в командировки при любых обстоятельствах, тех, кто во второй, — можно, но только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний.

Обратите внимание: те, кого запрещено направлять в командировки, не смогут туда поехать даже при наличии письменного согласия.

Тем, кого можно направить с согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний, нужно письменно сообщить о праве отказаться от поездки.

Генеральный директор, ИП и сотрудник на удаленке

Генеральный директор: считается наемным сотрудником, поэтому может издать приказ о собственной командировке и законно уехать.

ИП: не может сам себя направить в командировку и учесть в расходах оплату проезда и проживания, так как не состоит в трудовых отношениях с работодателем (самим собой). 

Сотрудник на удаленке: поездка в офис будет считаться командировкой, если в трудовом договоре зафиксирован дистанционный формат, а место работы и проживания отличается от места, где расположен офис.

Какие документы нужны для командировки в 2026 году

Оформление документов напрямую влияет на учет затрат и на то, будут ли они облагаться НДФЛ и взносами. После вступления в силу Постановления № 501 перечень обязательных бумаг сократился. Вот как он выглядит сейчас:

Командировочное удостоверение и служебное задание официально перестали быть обязательными еще несколько лет назад. Новые правила это закрепили. Если компания часто отправляет людей в поездки, стоит утвердить Положение о командировках. В нем прописывают размер суточных, порядок согласования расходов и сроки сдачи отчета — документ необязательный, зато заранее снимает половину спорных вопросов.

Как оформить командировку: пошаговая инструкция

1. Выпустите приказ о направлении в командировку 

Это самый главный документ. Именно на его основании человек получает аванс и отправляется в служебную поездку.  

На одного сотрудника приказ можно составить по форме № Т-9, на нескольких — № Т-9а. В документе нужно указать название компании, ФИО и должность сотрудника, место назначения, сроки и цель поездки. Если работник едет на своей или служебной машине, это тоже стоит уточнить на бумаге.

Приказ подписывает руководитель и сотрудник, которого направляют в командировку.

Если работник проявил инициативу и сообщил, что хочет съездить на отраслевую конференцию или тренинг повышения квалификации, он должен составить заявление на командировку в свободной форме.

2. Рассчитайте аванс и суточные

Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возместить расходы на проезд, проживание и выплатить суточные. Деньги выдают до отъезда — пункт 8 Положения прямо называет эту выплату авансом. Точный срок выдачи закон не устанавливает, поэтому компания закрепляет его в своем локальном акте. 

Лимит суточных, который не облагается НДФЛ: до 700 ₽ для поездок по России, до 2 500 ₽ — за границу. Компания может установить свой размер суточных. В таком случае с суммы превышения законодательного лимита нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

3. Заполните табель учета рабочего времени 

Дни командировки отмечают в табеле (форма Т-12 или Т-13) буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Дни отъезда и приезда — тоже «К», даже если сотрудник частично присутствовал на рабочем месте. 

Во время командировки сотруднику выплачивают не оклад, а средний дневной заработок. Его рассчитывают по формуле: 

Полученную сумму умножают на количество рабочих дней, которые сотрудник проведет в командировке.

4. Внесите данные в командировочное удостоверение и журнал учета 

Хотя эти документы не являются обязательными, заполнять их никто не запрещает. Если по привычке используете такие бумаги, закрепите это в локальном акте и утвердите форму.

5. Проверьте авансовый отчет и проведите окончательный расчет 

Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трех рабочих дней сдает авансовый отчет и прикладывает к нему подтверждающие документы. Дальше бухгалтерия сверяет цифры: если аванса не хватило — компания доплачивает, если средства остались — работник возвращает их в кассу или на счет. 

Удержать неизрасходованный остаток из зарплаты без письменного согласия сотрудника нельзя. Если он против, придется решать ситуацию через суд. Альтернативный вариант — простить долг. Тогда остаток превращается в доход работника, с этой суммы удерживают НДФЛ и начисляют взносы.

Скачать чек-лист по организации командировок

Какими документами подтвердить командировочные расходы

Без подтверждающих бумаг ФНС исключит затраты из расходов — компании придется доплатить налог и пени. 

 Вот что должен собрать сотрудник и приложить к авансовому отчету:

• проездные документы: авиа- и ж/д-билеты, билеты на междугородние автобусы и электрички, посадочные талоны, маршрутные квитанции;
• проживание: договор и чек из гостиницы либо договор найма квартиры с подтверждением оплаты;
• транспорт на месте: чеки за такси и общественный транспорт, при поездке на личном авто — чеки на бензин, на каршеринге — договор аренды;
• представительские расходы: например, оплата переводчика или делового ужина, если они согласованы;
• товарные накладные: в случае, если работник закупает что-то для компании.

В обновленных правилах появилась формулировка «с ведома работодателя» — теперь устного одобрения расходов формально достаточно. Но учтите, что это рискованно: одобрив каршеринг, руководитель может неожиданно увидеть в отчете машину премиум-класса. Чтобы не разбираться постфактум, пропишите в локальном акте, что любые траты вне стандартного перечня требуют письменного согласования и визы руководителя.

Что еще важно знать о командировках

Деловые поездки за границу и командировки иностранных сотрудников 

Для зарубежной поездки сотруднику понадобится действующий загранпаспорт с достаточным сроком действия (3–6 месяцев после окончания поездки), при необходимости — виза, приглашение и бронь отеля, а также медицинская страховка. 

Отдельный случай — командировка иностранного работника. Его можно направить, если оформлен вид на жительство. При заселении в гостиницу администрация уведомляет миграционный учет. Для временно проживающего иностранца проверьте, есть ли его должность в перечне из Приказа Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н. Если нет, направить такого сотрудника в командировку нельзя.

Однодневные командировки: стоит ли ехать с ночевкой 

Решать, может ли сотрудник вернуться домой в тот же день, должен руководитель. Он оценивает расстояние, транспортное сообщение, объем и характер задания, необходимость отдыха. Если за один день поручение не выполнить или дорога выматывает, разумнее оставить работника с ночевкой — это нормальная и обоснованная практика.

Электронные документы и КЭДО 

Бумажный документооборот вокруг командировок постепенно уходит. Приказ, служебную записку и авансовый отчет можно подписывать электронно — например, в системах кадрового ЭДО. Бухгалтерия принимает электронные билеты, онлайн-чеки и цифровые квитанции наравне с бумажными, так что хранить ворох распечаток уже необязательно.

Частые ошибки и причины для штрафов 

Большинство проблем сводится к трем ситуациям:

1. Нет приказа о направлении в командировку.
Это нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ. Должностное лицо и ИП получают предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽, организация — от 30 000 до 50 000 ₽. 

2. В поездку отправили «запрещенного» сотрудника.
Здесь штраф по той же статье. Если речь идет о категории, которую в принципе запрещено направлять в командировки, наличие согласия не спасает.

3. Из зарплаты удержали остаток аванса без письменного согласия работника.
Так делать нельзя. Правильный путь — добровольный возврат, суд или прощение долга с удержанием НДФЛ и взносов.

Как упростить организацию деловых поездок

Чтобы не тратить время на поиск выгодных билетов и отелей, не собирать подтверждающие документы вручную и не проверять каждую бумагу по сто раз, удобно использовать платформу GATE. 

 Сервис для организации деловых поездок позволяет настраивать лимиты на услуги, автоматически передает закрывающие в 1С, избавляет от ручной работы и снижает риск ошибок в учете. Сотрудник сам выбирает рейс и бронирует отель в пределах установленного лимита, а руководитель отслеживает расходы в режиме реального времени.

Чек-лист: как грамотно оформить командировку

Перед тем как закрыть поездку, пробегитесь по пунктам:

• проверили, что у сотрудника нет запрета и ограничений на командировки;
• издали приказ, где указали место назначения, цель и сроки поездки, и ознакомили сотрудника под подпись;
• перечислили аванс — суточные + расходы на проезд и проживание — до отъезда;
• отметили дни командировки в табеле кодом «К» или «06»;
• получили авансовый отчет и подтверждающие документы в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудника из командировки;
• провели окончательный расчет и закрыли вопрос с остатком аванса.

Если все галочки на месте и командировка оформлена корректно — ни у налоговой, ни у трудовой инспекции, ни у самого сотрудника претензий не возникнет. 

Чтобы автоматизировать рутину, используйте сервис для организации командировок GATE. С ним не придется часами сидеть над отчетом, бесконечно сверять документы и переживать за ошибки. Облегчите жизнь себе и коллегам!