читать 7 минут
Как оплачивать командировку в 2026 году
Расчет суточных, среднего заработка и оплаты за выходные
17.07.2026
Командировка никогда не оплачивается «одной строкой». Итоговая сумма состоит из трех самостоятельных частей: среднего заработка за отработанные в командировке дни, суточных и возмещения расходов на дорогу и проживание. У каждой части своя логика и свой налоговый режим. Стоит промахнуться в одном блоке — получите либо недовольного сотрудника, либо вопросы от налоговой при проверке.
Чтобы избежать претензий и доначислений, важно правильно оформить каждую выплату. В статье разбираемся, как рассчитать дневную ставку среднего заработка и оплату за работу на выходных, считаем суточные и определяем, с какой части удержать НДФЛ.
Из чего складываются командировочные выплаты
Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возместить сотруднику расходы на дорогу в обе стороны и проживание, выдать суточные на бытовые нужды, выплатить средний дневной заработок вместо оклада. Также стоит компенсировать траты на мобильную связь, интернет, комиссию за обмен валюты и другие расходы, которые необходимы для выполнения рабочих задач в командировке.
Ниже расскажем, как правильно рассчитать средний заработок и сколько суточных нужно выплатить командированному сотруднику.
Расчет среднего заработка
Во время командировки сотруднику выплачивают не оклад, а средний дневной заработок (ст. 167 ТК РФ). Вот четыре понятных шага, которые помогут правильно его рассчитать:
1. Уточните, за какой период брать данные о доходах
Для расчета среднего заработка нужны данные о доходах за последний год. С месяца, в котором стартует командировка, отсчитывают 12 месяцев назад.
В некоторых ситуациях определять расчетный период придется по-другому:
— стаж в компании меньше года: в таком случае границу сдвигают и считают доход от дня приема на работу до конца месяца перед командировкой
— весь предшествующий командировке год сотрудник был в декрете: если предыдущие 12 месяцев целиком закрыты отпуском по беременности и последующим уходом за ребенком, точку отсчета переносят еще дальше — на год до начала этих отпусков.
2. Определите количество отработанных дней
Из 12 месяцев (или другого расчетного периода), предшествующих командировке, нужно выделить фактически отработанные дни. Больничный, отпуск, другие деловые поездки, прогулы и любые дни, когда за сотрудником сохранялся средний заработок, в учет не идут.
3. Суммируйте доход за выбранный период
В копилку идет все, что начислено за последний год (или другой расчетный период): оклад или сдельная оплата, проценты и комиссия с продаж, регулярные премии из системы оплаты, надбавки за выслугу, разряд и знание языка, районные коэффициенты, а также доплаты за переработки, ночные смены и работу по выходным.
«Нетрудовые» начисления в расчет не берем: больничные и отпускные, материальная помощь и подарки, компенсации за питание, проезд или учебу, разовые премии, привязанные к датам — к юбилею фирмы, Новому году, 8 Марта.
4. Рассчитайте дневную ставку
Чтобы получить средний дневной заработок, сумму доходов за последние 12 месяцев (или другой расчетный период) нужно разделить на число фактически отработанных дней.
Эту ставку умножаем на количество дней в поездке.
Особый случай — когда за расчетный период дохода вообще не было (например, сотрудника командировали в первый рабочий день). В такой ситуации средняя ставка равна окладу, разделенному на число рабочих дней текущего месяца.
Сергей уезжает в командировку на 6 дней с 15 июня 2026 года. Расчетный период — с 1 июня 2025-го по 31 мая 2026-го, в этом промежутке 246 рабочих дней. За год Сергей провел 10 дней на больничном и 14 дней в отпуске, поэтому фактически отработал 222 дня (246 − 10 − 14 = 222).
Доход за этот период составил 960 000 ₽ оклада, 48 000 ₽ квартальных премий и 12 000 ₽ доплаты за наставничество — всего 1 020 000 ₽. Отпускные и матпомощь в сумму не входят.
Дневная ставка: 1 020 000 ÷ 222 = 4 594,59 ₽.
Начислено за поездку: 4 594,59 × 6 = 27 567,54 ₽. С этой суммы удержат НДФЛ.
Доплата до оклада
Иногда средний заработок выходит скромнее, чем сумма, которую сотрудник мог получить, если бы остался на рабочем месте. В этом случае компания вправе покрыть разницу до реального оклада. Когда такая надбавка прописана в локальном акте, трудовом или коллективном договоре, ее разрешено списать в расходы по налогу на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Оплата выходных и праздников в командировке
Часть поездки нередко приходится на субботу и воскресенье — оплату за эти дни считают по-другому. Разберем типичные примеры:
1. В выходной сотрудник отдыхал, к делам его не привлекали — по среднему заработку такой день не оплачивают, начисляют только суточные.
2. В выходной сотрудник трудился — в таком случае полагается оплата в двойном размере либо оплата в одинарном размере + отгул (на выбор).
3. Дорога «туда» или «обратно» выпала на выходной — приравнивается к работе в выходной и оплачивается так же.
Размер двойной оплаты привязан к системе оплаты труда конкретного сотрудника. Суточные за выходные начисляют всегда — чем бы человек в эти дни ни занимался.
Расчет суточных
Суточные — это выплаты, которые компенсируют дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Например, затраты на питание и бытовые нужды.
Отчитываться и прикладывать чеки за такие расходы не нужно (ст. 168 ТК РФ).
Кто устанавливает размер суточных
Сумму назначает работодатель и прописывает ее в коллективном договоре, положении о командировках или приказе. Ставки можно развести по должностям — например, руководителю 2 000 ₽ в день, рядовому специалисту — 1 200 ₽.
Единственное требование — зафиксировать нормы на бумаге и ознакомить с ними сотрудников. Предел суточных законом не установлен — платить можно хоть 5 000 ₽ в сутки. Жесткие рамки есть только у двух групп: сотрудникам федеральных бюджетных учреждений положено 100 ₽ в день, а командированным на новые территории (ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области) — 8 480 ₽.
Необлагаемые лимиты и налоги
НДФЛ и страховыми взносами не облагаются суточные в пределах законодательного лимита:
| Вид командировки | Необлагаемый лимит |
|---|---|
| Поездки по России | 700 ₽/день |
| Командировки за границу | 2 500 ₽/день |
| Командировки за границу для сотрудников с разъездным характером работы | 3 500 ₽/день |
| Командировки на новые территории (ДНР, ЛНР, Запорожская, Херсонская области) | 8 4800 ₽/день |
Переплата сверх этих сумм попадает под НДФЛ и взносы. Единственное исключение — взносы на травматизм. Их с суточных не берут, даже если выплата превышает законодательный лимит.
Допустим, локальный акт закрепил суточные по России 1 300 ₽ в день, а поездка длится 5 дней. Начислим 1 300 × 5 = 6 500 ₽. Под лимит попадает 700 × 5 = 3 500 ₽, значит облагаемый остаток — 6 500 − 3 500 = 3 000 ₽. С него удержим НДФЛ 3 000 × 13 % = 390 ₽ и на ту же базу начислим взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ.
Сверхнормативные суточные считаются доходом на последнее число месяца, в котором утвердили авансовый отчет. Сам НДФЛ снимают с ближайшей выплаты сотруднику.
Загранкомандировки, ЕАЭС и валюта
При выезде из страны день пересечения границы оплачивают как командировку за рубеж, на обратном пути — как поездку по России (п. 15 Постановления № 501).
Для расчета НДФЛ валютные суточные переводят в рубли по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, для страховых взносов и налога на прибыль — на дату утверждения отчета.
За однодневную поездку за границу выплачивают суточные в размере 50% от нормы, установленной во внутренних документах компании.
Для поездок в страны ЕАЭС — Казахстан, Беларусь, Армению, Кыргызстан — сниженной планки суточных нет: действует общий необлагаемый лимит 2 500 ₽ в день. Если сотрудник въедет по российскому паспорту, штамп не поставят. Чтобы правильно рассчитать суточные, день пересечения границы придется уточнять в авиа- или ж/д-билетах.
Суточные в выходные и однодневные поездки
Суточные начисляют за каждый календарный день командировки. Удваивать ставку в выходные и праздники не нужно. Если в выходной сотрудник выполнял рабочие задачи, помимо суточных ему полагается оплата труда в двойном размере либо оплата в одинарном размере + отгул.
Однодневную поездку по России обычно оставляют без суточных — этот момент закрепляют в локальном акте компании. За однодневный выезд за границу платят половину от нормы, установленной на зарубежные командировки.
Образец приказа об установлении размера суточных
Если коллективного договора или отдельного положения в компании нет, размер суточных проще закрепить приказом руководителя. Вот как он может выглядеть:
ООО «Название» ПРИКАЗ № ___ от «__» ________ 2026 г.
Об установлении размера суточных при служебных командировках
На основании ст. 168 ТК РФ и Положения из Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 приказываю:
1. Ввести суточные для поездок внутри РФ: руководящему составу подразделений — 1 500 ₽ за день, прочим сотрудникам — 1 000 ₽ за день.
2. Для зарубежных поездок установить 3 000 ₽ за день (либо эквивалент в валюте по курсу ЦБ на день выдачи аванса).
3. Начислять суточные за все дни поездки, не исключая дни в дороге, выходные и праздники.
4. Однодневные поездки по РФ суточными не сопровождать; за однодневный выезд за рубеж платить половину суммы из п. 2. 5. Надзор за исполнением приказа закрепить за главным бухгалтером.
Генеральный директор _______________ / Ф. И. О. /
Подсказка: если суточные в компании регулярно пересматривают, нормы логичнее прописывать в отдельном Положении о командировках. Затем можно ссылаться на это Приложение в приказах о направлении в поездку.
Частые вопросы
Учитываются ли дни командировки при подсчете среднего заработка?
Нет. Если в поездке начисляют средний заработок, а не оклад, эти дни выпадают из расчетного периода.
Суточные — это часть среднего заработка?
Нет, это две разные выплаты. Средний заработок оплачивает работу, суточные покрывают быт вне дома. Суммы считают и перечисляют раздельно.
Платят ли суточные за день возвращения домой?
Да, день приезда оплачивается целиком.
Сколько суточных полагается за выходной в поездке?
Столько же, сколько за будний день. А если сотрудник в выходной работал, сверху идет еще и оплата труда.
Нужно ли подтверждать суточные документами?
Нет, к авансовому отчету чеки по суточным прикладывать не требуется.
Коротко о главном
- Командировочные выплаты складываются из среднего заработка за рабочие дни поездки, суточных и возмещения расходов на дорогу и проживание.
- Дневная ставка среднего заработка = доход за 12 месяцев ÷ отработанные дни. Затем эту сумму нужно умножить на количество дней в командировке.
- Работа в выходной оплачивается по ст. 153 ТК РФ: полагается оплата в двойном размере либо оплата в одинарном размере + отгул. Если в выходной сотрудник не работал, выплачивают только суточные.
- Необлагаемый лимит суточных: до 700 ₽ — для поездок по России, до 2 500 ₽ — для поездок за границу. Суммы сверх законодательного лимита облагаются НДФЛ и взносами.