Статьи читать 10 минут

Как правильно оформить внутреннее положение о командировках

Для чего стоит внедрить документ и что в нем прописать, чтобы не возникало споров и претензий

07.09.2026

С 1 сентября 2025 года вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Для многих компаний документ стал сигналом к пересмотру локальных нормативных актов. 

В статье разбираемся, зачем утверждать внутреннее положение о командировках, что изменилось в законодательстве и какие разделы обязательно скорректировать, чтобы избежать споров с сотрудниками и претензий от контролирующих органов.

Что такое командировка

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Это разовая задача, которая оформляется отдельным приказом и имеет четкие сроки. 

Если работа сотрудника носит разъездной характер или осуществляется в пути, такие поездки командировками не признаются. Например, курьеры, дальнобойщики или торговые представители, которые регулярно перемещаются по определенной территории, не считаются командированными. Разъезды — это их трудовая функция. 

Место постоянной работы определяется трудовым договором — именно от этого нужно отталкиваться при оформлении поездки.

Разъездной характер работы и командировка: в чем разница

Что изменилось с 1 сентября 2025 года

Новое Постановление Правительства РФ № 501 от 16.04.2025 заменило собой прежний порядок, утвержденный Постановлением № 749. Общая концепция осталась прежней, но появился ряд важных уточнений, которые напрямую влияют на содержание локальных нормативных актов (ЛНА) компаний. Срок действия нового документа — до 1 сентября 2031 года. 

Ниже — ключевые изменения, которые важно учесть и отразить во внутренней документации:

1. Введено обобщающее понятие «проездные документы». К ним относятся любые бумаги, подтверждающие поездку: билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, путевые листы, чеки на топливо и другие.
2. Расходы можно возмещать «с разрешения или ведома работодателя». Раньше шла речь о возмещении расходов, произведенных только с разрешения работодателя. Теперь формулировку дополнили словом «с ведома».
   
   На практике это означает, что сотруднику достаточно просто уведомить руководителя о намерении произвести трату. Чтобы избежать недопониманий и перерасхода, пропишите в локальном нормативном акте, какие расходы требуют согласования и каким образом допустимо его получать — по электронной почте, письменно или, например, через сервис для организации командировок.
3. Приказ — главный документ-основание для оформления деловой поездки.
4. Поездка сотрудника на удаленке в головной офис считается командировкой, если в трудовом договоре указан населенный пункт, отличающийся от места нахождения офиса. Например, компания базируется в Москве, а сотрудник работает удаленно из Санкт-Петербурга — в этом случае поездка в Москву будет считаться командировкой.

Зачем компании собственное положение о командировках и обязательно ли его утверждать

Трудовой кодекс не содержит прямого указания разрабатывать локальный нормативный акт о командировках. При этом статья 168 ТК РФ гласит, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, для работников коммерческих и большинства других организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом — например, положением о командировках. 

Если порядок нигде не прописан, каждый случай придется разбирать индивидуально. Из-за этого могут возникнуть споры и разногласия. Чтобы избежать претензий от сотрудников и трудовой инспекции, лучше разработать внутренний документ, который будет регулировать все вопросы, связанные с командировками: 

— кого можно направлять в деловую поездку и как правильно ее оформлять;
— что и как компенсировать, какие лимиты есть на суточные, дорогу и проживание;
— что и как согласовывать;
— как финансируется поездка;
— какие документы нужны;
— что делать в нестандартных ситуациях.

Что убрать из старого положения

В первую очередь необходимо найти все ссылки на утратившее силу Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и заменить их на Постановление № 501 от 16.04.2025. 

Также нужно исключить: 

— упоминания об обязательном оформлении командировочного удостоверения (отменили еще в 2015 году);
— ссылки на служебное задание как на обязательный первичный документ. Теперь цель поездки и основание для нее фиксируют в приказе о направлении в командировку. 

Оставить стоит только те документы, которые действительно нужны компании.

Что обязательно прописать во внутреннем положении о командировках

Чтобы положение работало как надежный инструмент управления, в нем стоит детально прописать все этапы командировочного процесса. Вот ключевые блоки, которые важно отразить в документе:

Решение о командировке

Внутренний акт должен четко определять, кто и как принимает решение о направлении в поездку. Пропишите, что таким решением является приказ или распоряжение руководителя, и определите должностных лиц, имеющих право подписывать документ. Это может быть генеральный директор или уполномоченное лицо (например, руководитель филиала). 

В приказе важно указать название компании, ФИО и должность сотрудника, место назначения, сроки и конкретную цель поездки.

С разрешения или ведома работодателя

Поскольку закон теперь позволяет возмещать расходы, произведенные не только с разрешения, но и с ведома руководителя, компаниям необходимо утвердить процедуру уведомления. Пропишите, как именно сотрудник должен получить согласование трат — например, направить письменный запрос на электронную почту руководителя или через корпоративный мессенджер. 

Также можно установить лимит сумм, которые сотрудник может потратить без предварительного согласования, но с обязательным последующим уведомлением. Это защитит компанию от ситуации, когда работник самостоятельно покупает билеты в бизнес-класс или бронирует номер люкс, а затем требует их оплаты, ссылаясь на то, что руководство «знало» о его поездке.

Защищенные категории работников и отказ от командировки

Законодательство четко определяет категории, которые нельзя направлять в командировку, и тех, кого можно, но только с письменного согласия и при условии, что они ознакомлены с правом отказаться от поездки. 

Кого нельзя направить даже с согласия: 

— беременных женщин;
— несовершеннолетних (кроме творческих работников и спортсменов);
— работников в период действия ученического договора (если поездка не связана с обучением);
— работников, которым командировка противопоказана по состоянию здоровья (на основании медицинского заключения). 

Категории, требующие письменного согласия: 

— женщины с детьми до 3 лет;
— родители-одиночки или опекуны с детьми до 14 лет;
— родители ребенка с инвалидностью;
— те, кто на основании медицинского заключения, ухаживает за больным родственником;
— родители трех и более несовершеннолетних детей, пока младшему не исполнится 14 лет;
— родители с ребенком до 14 лет, если один из родителей работает вахтовым методом или призван на военную службу. 

Любой из таких сотрудников может отказаться от командировки — это законно. О праве отказа необходимо предупредить в письменном виде. 

В положении обязательно должен быть раздел, перечисляющий все категории и описывающий процедуру получения письменного согласия и ознакомления с правом отказа.

Командировки дистанционных сотрудников

В положении необходимо четко указать, что местом постоянной работы для удаленщика является населенный пункт, указанный в его трудовом договоре. Поездка в офис в другой город будет признаваться служебной командировкой.

Порядок выдачи аванса и сдачи авансового отчета

В положении важно описать, кто и какие расходы оплачивает, а также закрепить: 

— срок выдачи аванса на проезд, проживание и дополнительные расходы (до отъезда в командировку);
— способ его получения (наличными в кассе или переводом на карту);
— срок сдачи авансового отчета — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки;
— перечень подтверждающих документов, которые сотрудник прикладывает к авансовому отчету. 

Также можно уточнить, кому направляется отчет, какие именно документы прикладываются, как оформляется перерасход и что делать при отсутствии чека.

Выходные в командировке

Если командировка выпала на субботу или воскресенье, и сотрудник в этот день работал, ему положена оплата либо в двойном размере, либо в одинарном, но с возможностью взять отгул. 

Если в выходные сотрудник отдыхал и к делам его не привлекали, тогда по среднему заработку эти дни не оплачивают. В такой ситуации положены только суточные. 

Пропишите эти нюансы в положении.

Права в командировке: что положено сотруднику по закону

Болезнь в командировке

В случае временной нетрудоспособности работнику возмещают расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные. Пособие по болезни рассчитывают, отталкиваясь от страхового стажа и среднего дохода за два предыдущих года. 

В положении стоит прописать обязанность сотрудника незамедлительно уведомить работодателя о болезни и порядок предоставления больничного листа.

Продление и досрочное завершение командировки

Сроки командировки определяются работодателем с учетом объема и сложности служебного поручения. Если даты поездки меняются, нужно оформить новый приказ, скорректировать бронирование, рассчитать суточные и обновить кадровые документы. 

В положении важно прописать: 

— кто имеет право принимать решение о продлении или досрочном завершении командировки;
— порядок оформления изменений (дополнительный приказ или распоряжение);
— обязанность работника согласовывать изменение даты возвращения из командировки, особенно если это влияет на стоимость билетов.

Увольнение во время командировки

Бывают ситуации, когда сотрудник увольняется прямо из командировки. Чтобы корректно завершить трудовые отношения, пропишите в положении порядок возвращения и сдачи авансового отчета. Например, обязанность вернуть остаток аванса и сдать отчет в течение 3 рабочих дней с даты прекращения трудовых отношений или с даты возвращения из командировки.

Невозвращенный аванс

Если сотрудник не сдал авансовый отчет в срок или не вернул остаток денег, работодатель имеет право удержать эту сумму из заработной платы, но с соблюдением процедуры, установленной статьей 137 ТК РФ (получение письменного согласия работника, издание приказа). Этот механизм лучше детально описать в положении.

Командировка + выходные или отпуск

Многие бизнес-туристы рассматривают деловые поездки не только как часть работы, но и как возможность сменить обстановку и посмотреть новый город. Формат, при котором сотрудник совмещает деловые задачи с отдыхом, называется bleisure (от англ. business + leisure). 

Если сотрудник задерживается в месте командировки на выходные по собственной инициативе, расходы на проживание за эти дни не возмещаются. 

Если командировка заканчивается в пятницу, а сотрудник хочет остаться в городе до воскресенья, работодатель может компенсировать обратный билет — это нужно согласовать заранее. При этом если билет на воскресенье дороже, чем на пятницу, разницу в цене оплачивает работник. 

Дорога из командировки в место проведения отпуска и обратно не считается командировочными расходами. Личные траты сотрудник оплачивает сам.

Bleisure-туризм: как превратить командировку в полноценное путешествие

Что исправить во внутреннем положении о командировках

1. Заменить Постановление № 749 на Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.
2. Убрать необязательные документы: командировочное удостоверение и служебное задание.
3. Прописать согласование расходов с разрешения или ведома работодателя.
4. Проверить правила для сотрудников на удаленке.
5. Уточнить порядок выдачи аванса и сдачи авансового отчета.
6. Добавить раздел о защищенных категориях сотрудников.
7. Прописать, как действовать в особых случаях: при болезни, отмене, продлении или досрочном возвращении из командировки, увольнении, работе в выходные и т.д.

Чтобы утвердить новое положение, издайте приказ об утверждении, установите дату вступления в силу, назначьте ответственных за исполнение и ознакомьте работников с документом под подпись. А чтобы с легкостью оформлять командировки с учетом внутренних правил компании — доверьте организацию поездок онлайн-сервису Gate. 

На платформе можно установить лимиты по билетам и отелям: сотрудники увидят только те варианты, которые укладываются в согласованный бюджет. Все закрывающие документы и авансовый отчет подгружаются автоматически — коллегам не придется тратить время на сверку счетов и заполнение бумаг. Подключение бесплатное и занимает всего 1 минуту — регистрируйтесь на сайте и оформляйте первую командировку прямо сейчас!

Запланировать поездку с Gate