Статьи читать 6 минут

Посадочный талон для отчета по командировке: зачем нужен и как должен выглядеть

Какие документы подтверждают перелет и можно ли использовать для отчета посадочный талон в электронном виде

18.10.2026

В течение трех рабочих дней после возвращения из деловой поездки сотрудник должен сдать авансовый отчет и приложить к нему чеки, квитанции и другие документы, которые подтверждают расходы. 

Многие уверены, что для подтверждения перелета достаточно принести маршрутную квитанцию — документ, который приходит на электронную почту после оформления заказа. Но на самом деле этого мало: бухгалтерию интересует не только покупка билета, но и тот факт, что сотрудник действительно осуществил перелет. 

О том, как подтвердить, что полет состоялся, для чего нужен посадочный талон, чем электронный документ отличается от бумажного и что делать, если он утерян, рассказываем в статье.

Какие документы подтверждают расходы на авиабилеты

1. Маршрутная квитанция — документ, который подтверждает покупку электронного билета, приходит на электронную почту сразу после оплаты и содержит всю основную информацию о перелете: 

— ФИО и паспортные данные пассажира;
— номер брони для проведения онлайн-регистрации;
— номер электронного билета;
— номер всех рейсов по маршруту;
— наименование авиакомпаний, осуществляющих перевозку;
— все точки на маршруте: города вылетов и прилетов с кодом аэропорта;
— дату и время каждого вылета и ориентировочное время прилета по местному времени;
— данные о нормативах по провозу багажа;
— дату выписки билета;
— класс брони;
— конечную цену с учетом дополнительных сборов. 

Если в маршрутной квитанции указаны данные пассажира, реквизиты перевозчика, маршрут и стоимость перелета, чек об оплате билета можно не прикладывать. 

2. Посадочный талон — документ для посадки на рейс, который пассажир получает при регистрации в аэропорту или онлайн. Его проверяют на паспортном и таможенном контроле, перед выходом на посадку, перед посадкой в самолет и на борту, чтобы уточнить номер места.

Зачем бухгалтерии посадочный талон

Чтобы включить стоимость авиабилета в расходы и принять НДС к вычету, компания должна подтвердить, что билет куплен, а пассажир действительно улетел запланированным рейсом. Факт оплаты подтверждает маршрутная квитанция, а сам перелет — посадочный талон.

Что должно быть указано в посадочном талоне

— ФИО пассажира;
— номер рейса;
— дата и время вылета;
— время начала и окончания посадки;
— номер места в салоне;
— маршрут (аэропорт вылета и прилета);
— терминал и номер гейта (выхода на посадку);
— штрихкод или QR-код с данными о перелете. 

Бумажный талон состоит из двух частей: ту, где есть QR-код или штрихкод, отрывают перед трапом или у выхода на посадку, вторую — оставляют пассажиру.

Можно ли использовать для отчета за командировку электронный посадочный талон

С 2024 года электронный посадочный талон приравнивается к бумажному. В качестве подтверждения перелета компании могут принимать PDF-файл с QR-кодом. Главное, чтобы это был оригинальный файл от авиакомпании, а не скриншот. 

Если вы оформляете поездку через онлайн-сервис для организации командировок GATE, электронный посадочный талон автоматически подгружается к заказу — запрашивать его отдельно не нужно.

Подробнее о возможностях GATE

В чем разница между бумажным и электронным посадочным талоном

1. На бумажном талоне сотрудник аэропорта ставит штамп о предполетном досмотре. На электронном талоне такого штампа нет — его заменяет статус «Использован» в системе авиакомпании.
2. Бумажный талон проверяют визуально: смотрят на штамп, дату, номер рейса и ФИО пассажира. Если талон электронный, нужно отсканировать QR-код или штрихкод и перейти на страницу с данными о рейсе и статусе регистрации. Дополнительно данные сверяют с маршрутной квитанцией и расписанием рейсов.
3. Бумажный посадочный талон сотрудник сдает в бухгалтерию. Оригинал подшивается к авансовому отчету, при необходимости с него снимают скан для электронной копии. Электронный талон сохраняют как исходный PDF-файл и прикрепляют к электронному авансовому отчету — распечатывать его не нужно.

Как сверить посадочный талон с маршрутной квитанцией

Маршрутная квитанция подтверждает, что билет куплен, а посадочный талон — что перелет состоялся. Если между документами есть расхождения, возникает два риска: 

1) бухгалтерия может не принять расходы;
2) если расходы уже учтены, при проверке налоговая может признать их неподтвержденными и доначислить налог на прибыль и НДС. 

Что именно нужно проверить: 

ФИО пассажира. В посадочном талоне и маршрутной квитанции данные должны совпадать и соответствовать документу, удостоверяющему личность. Если есть расхождения в транслитерации, потребуется копия паспорта с пояснением. 

Номер рейса и дату вылета. Эти данные должны совпадать в обоих документах. При замене рейса ориентируйтесь на конечный сегмент — именно он подтверждает, что сотрудник долетел до места командировки. 

Маршрут следования. В посадочном талоне указывают маршрут конкретного сегмента перелета — пункт отправления и пункт назначения (обычно в виде трехбуквенных кодов IATA). В маршрутной квитанции отражают полный путь пассажира, включая все пересадки. При сверке убедитесь, что на каждый сегмент из квитанции есть отдельный посадочный талон и что коды аэропортов в них совпадают. 

Статус талона. Для электронного посадочного талона важно, чтобы в системе авиакомпании он был отмечен как «Использован». Это говорит о том, что сотрудник действительно прошел регистрацию и сел на рейс. Если такого статуса нет, но человек слетал в командировку, нужно запросить у авиакомпании справку о перелете.

Как подтвердить перелет, если посадочный талон утерян

Если сотрудник случайно потеряет посадочный талон, подтвердить перелет получится с помощью справки от авиакомпании. Ее можно заказать на сайте или в офисе перевозчика, указав ФИО, паспортные данные и номер рейса. Оформление справки платное и в среднем обходится в 700–1 500 рублей. 

Если вы оформляете командировку с помощью онлайн-сервиса GATE, справку о перелете можно скачать в личном кабинете бесплатно.

Частые вопросы

Достаточно ли маршрутной квитанции для обоснования расходов на авиабилеты? 

Нет, маршрутная квитанция подтверждает только покупку билета, а не сам перелет. Чтобы включить стоимость авиабилета в расходы и принять НДС к вычету, компании нужно доказать, что сотрудник действительно улетел запланированным рейсом. Этот факт подтверждает посадочный талон. 

Можно ли приложить к авансовому отчету электронный посадочный талон? 

Да, с 2024 года электронный посадочный талон приравнивается к бумажному. В качестве подтверждения перелета компании могут принимать PDF-файл с QR-кодом. 

Нужна ли отметка о досмотре на электронном посадочном талоне? 

Нет, штамп заменяет статус «Использован» в системе авиакомпании. 

Можно ли приложить к авансовому отчету копию посадочного талона? 

Можно, но если копия читаемая, а QR-код легко сканируется. При этом оригинал документа надежнее. Если прикладываете копию, укажите в отчете, где хранится оригинал. 

Как подтвердить перелет, если сотрудник случайно выбросил посадочный талон? 

Подтвердить перелет можно с помощью справки от авиакомпании. Ее заказывают на сайте или в офисе перевозчика. Оформление платное и в среднем обходится в 700–1500 рублей.